Co s údaji děláme a co s nimi neděláme.
Údaje nepředáváme nikomu, kdo je nepotřebuje k poskytnutí služby, a nikdy je neprodáváme. Data nahraná do portálu nepoužíváme k trénování modelů.
Tahle stránka popisuje zpracování pro web headofenergy.eu, pro zákaznický portál a pro služby správy energetické funkce.
Kdo je správce.
| Správce | Sun.Energy Holding s.r.o. |
| IČO | 23800909 |
| Sídlo | Plzeňská 3351/19, Smíchov, 150 00 Praha |
| Zápis v rejstříku | C 433126 vedená u Městského soudu v Praze |
| Datová schránka | i5jmkuv |
| Kontakt pro ochranu údajů | info@headofenergy.eu |
V jaké roli vystupujeme.
Role se liší podle toho, čí údaje zpracováváme. Není to formalita — určuje to, kdo za zpracování odpovídá a komu se hlásíte o svá práva.
| Situace | Naše role |
|---|---|
| Návštěvníci webu, uživatelé portálu, obchodní kontakty | Správce |
| Kontaktní osoby klienta zpracovávané pro plnění smlouvy | Správce — oprávněný zájem |
| Odběratelé připojení do soustavy klienta | Zpracovatel pro klienta |
| Nájemci, jejichž údaje zpracováváme při přefakturaci pro klienta | Zpracovatel pro klienta |
Kde jsme zpracovatelem, zpracováváme údaje výhradně podle pokynů klienta a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Informační povinnost vůči odběratelům plní klient jako správce.
Koho se zpracování týká.
Návštěvníci webu
IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, navštívené stránky, čas
PročProvoz a zabezpečení webu, ochrana před zneužitím
Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f)
Jak dlouhoprovozní logy 6 měsíců
Zájemci, kteří vyplní formulář nebo sken
Jméno, firma, pracovní e-mail a telefon, obsah zprávy, odpovědi ve skenu
PročOdpověď na poptávku a příprava nabídky
Opatření před uzavřením smlouvy — písm. b)
Jak dlouhodo námitky, nejdéle 3 roky od posledního kontaktu
Obchodní kontakty oslovené z veřejných zdrojů
Jméno, pracovní role, firemní e-mail a telefon, název společnosti
PročPřímé oslovení s nabídkou služeb
Oprávněný zájem — písm. f)
Jak dlouhodo námitky, nejdéle 3 roky od posledního kontaktu
Uživatelé portálu
Jméno, pracovní e-mail, telefon, firma, IČO, role, provozní záznamy, fakturační údaje
PročZřízení a vedení účtu, poskytnutí služby, vyúčtování
Plnění smlouvy — písm. b), právní povinnost — písm. c)
Jak dlouhopo dobu účtu a 3 roky poté; účetní doklady 10 let
Kontaktní osoby klientů a partnerů
Jméno, role, pracovní kontakt, rozsah oprávnění, plné moci vůči distributorovi a ERÚ
PročPlnění a správa smlouvy, komunikace, eskalace, zastoupení
Oprávněný zájem — písm. f), plnění smlouvy — písm. b)
Jak dlouhopo dobu smlouvy a 4 roky poté
Kontakt dohledáváme z veřejných zdrojů — obchodního rejstříku, registru odběrných míst a veřejně dostupných informací. Při prvním kontaktu na to upozorníme a řekneme, jak vznést námitku. Námitce vyhovíme vždy a kontakt vyřadíme. Záznam o vyřazení si necháme právě proto, abychom vás neoslovili podruhé.
Data odběratelů v soustavě klienta.
Tady je správcem klient jako provozovatel soustavy a my jsme zpracovatel. Zpracováváme identifikaci odběrného místa, naměřené hodnoty, sjednané parametry a fakturační údaje — pro plnění povinností klienta podle energetického zákona a pro vyúčtování odběratelům.
Minimalizace
Jen údaje nezbytné pro sjednanou činnost. Nic „pro jistotu".
Granularita podle účelu
Stačí-li k účelu měsíční agregát, pracujeme s měsíčním agregátem. Čtvrthodinová řada jen tam, kde ji účel skutečně vyžaduje.
Žádné druhotné použití
Údaje odběratelů nepoužíváme k jejich vlastnímu oslovování ani jako neanonymizovaný vstup do srovnávacích ukazatelů.
Auditní stopa
U každého údaje vedeme zdroj, čas pořízení a míru doloženosti.
Domácnosti — přísnější režim
Je-li odběratelem domácnost, je čtvrthodinová spotřeba osobním údajem, který vypovídá o přítomnosti osob v bytě. Do vyjasnění rolí a opatření tuto službu domácnostem neposkytujeme. Nabízí se pouze developerovi nebo provozovateli soustavy jako podnikateli.
Automatizované zpracování a jazykové modely.
Portál používá automatizované zpracování ke čtení struktury nahraných dokladů a k výpočtům nad daty. Součástí je jazykový model.
Nedochází k automatizovanému rozhodování s právním nebo obdobně významným účinkem ve smyslu čl. 22 GDPR. Výstup je podklad, ne rozhodnutí; rozhodnutí činí klient. Data nahraná do portálu nepoužíváme k trénování modelů.
Poskytovatel jazykového modelu, místo zpracování a případný přenos mimo EU musí být v § 06 uvedeny jmenovitě. Prochází jím obsah klientských dokladů, takže je to zpracovatel jako každý jiný — a jmenovat se musí.
Komu údaje předáváme.
| Příjemce | Role | Umístění |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | zpracovatel — hosting webu a portálu | Německo (EU) |
| Active24 | zpracovatel — doména a e-mail | Česká republika (EU) |
| Google Ireland Limited | zpracovatel — správa značek, měření návštěvnosti (Google Analytics) | Irsko (EU); přenos do USA na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně |
| Meta Platforms Ireland Limited | zpracovatel — měření účinnosti reklamy | Irsko (EU); přenos do USA na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | zpracovatel — měření účinnosti reklamy | Irsko (EU); přenos do USA na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně |
| Účetní, daňoví a právní poradci | zpracovatel nebo samostatný správce | Česká republika (EU) |
| Distributor, ERÚ, operátor trhu | samostatní správci — podání na základě plné moci | Česká republika (EU) |
| Poskytovatel jazykového modelu | zpracovatel — čtení nahraných dokladů v portálu | [DOPLNIT] |
| Poskytovatel platební brány | zpracovatel — platby | [DOPLNIT] |
Aktuální seznam zpracovatelů vedeme a na žádost jej předložíme. Zapojení dalšího zpracovatele u dat klienta oznamujeme předem. Orgánům veřejné moci předáváme údaje, jen stanoví-li tak právní předpis.
Cookies a měření.
Bez vašeho souhlasu se do vašeho zařízení neuloží žádná měřicí cookie.
Měřicí nástroje se nespustí dřív, než kliknete. Web funguje úplně stejně, ať odpovíte jakkoli, a odmítnout je stejně velké tlačítko jako souhlasit. Svou volbu můžete kdykoli změnit odkazem Nastavení měření v patičce — odvolat souhlas musí být stejně snadné jako ho dát.
Co se spustí, když souhlasíte
Značky spravujeme přes jeden nástroj pro správu značek, takže je vidíme i my na jednom místě. Dnes jsou v něm tyto:
| Nástroj | K čemu | Kdo je zpracovatel |
|---|---|---|
| Google Analytics 4 | měření návštěvnosti a konverzí | Google Ireland Limited |
| Meta Pixel | měření účinnosti reklamy a remarketing | Meta Platforms Ireland Limited |
| LinkedIn Insight Tag | měření účinnosti reklamy a remarketing | LinkedIn Ireland Unlimited Company |
Souhlas si pamatujeme 180 dnů. Neukládáme ho do cookie, ale do úložiště prohlížeče — zapamatovat si „nechci měřicí cookie" pomocí cookie by bylo absurdní.
Co běží i bez souhlasu
| Co | Proč | Základ |
|---|---|---|
| Provozní záznamy serveru | Provoz a zabezpečení webu, ochrana před zneužitím. Neukládá se nic do vašeho zařízení. | Oprávněný zájem — písm. f) |
| Zapamatovaná volba měření | Abychom se neptali při každé návštěvě znovu. | Nezbytné pro službu |
| Přihlašovací relace v portálu | Bez ní se nedá zůstat přihlášený. | Nezbytné pro službu |
Zabezpečení.
Přenos šifrovaný, přístupy podle role a rozsahu portfolia, přihlašovací a provozní záznamy. Data platformy a portálu leží u poskytovatele v Německu, e-mail a doména v České republice — obojí v Evropské unii. Zálohy se ověřují obsahem, ne jen strukturou; neověřená záloha se maže a retence běží až po úspěšném ověření.
Klientská data mají oddělený režim od interních obchodních dat a nesahají si na sebe. Vývoj nikdy neběží na skutečných klientských datech, jen na anonymizovaných nebo generovaných řadách.
Vaše práva.
Přístup
Vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, a dostat jejich kopii.
Oprava
Nechat opravit nepřesný údaj a doplnit neúplný.
Výmaz
Nechat údaje smazat tam, kde pro jejich držení nemáme důvod.
Omezení
Nechat zpracování pozastavit po dobu, kdy se řeší spor o jeho oprávněnost.
Přenositelnost
Dostat údaje ve strojově čitelném formátu tam, kde je zpracování na základě smlouvy nebo souhlasu.
Námitka
Vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. U přímého oslovení námitce vyhovíme vždy a bez zkoumání důvodů.
Odvolání souhlasu
Odvolat souhlas tam, kde na něm zpracování stojí. Zpětně to nezpůsobí nezákonnost dosavadního zpracování.
Stížnost
Obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7.
Uplatnit je můžete na info@headofenergy.eu. Odpovíme do jednoho měsíce; je-li věc složitá, lhůtu můžeme prodloužit a řekneme vám to i s důvodem.
Změny.
Zásady můžeme upravit, změní-li se rozsah služeb nebo právní úprava. Podstatnou změnu oznámíme uživatelům portálu a klientům předem. Na této stránce je vždy platné znění s datem účinnosti.
verze v1 · účinnost od [DOPLNIT]